مدیریت زمان با 5 نکته ساده
زمان را چگونه مدیریت کنیم
زمان مهم ترین مولفه در انجام دادن کارهای روزمره است. ما هم ممکن است مانند مابقی مردم در مدیریت زمان و برنامه ریزی مان دچار مشکل شده باشیم و برای انجام دادن کارهایمان با کمبود وقت مواجه شده باشیم. اما با چند نکته ساده می توانیم زمان مان را مدیریت کنیم.
زمان را از دست ندهید
کمبود زمان یکی از دغدغه های مهم و همه روزه بسیاری از ما است. بنابراین تدوین و اتخاذ استراتژی های مؤثر در مدیریت زمان یکی از ضروریات زندگی حرفه ای و شخصی است که همیشه نیاز به آن احساس می شود.
تا بحال به این فکر کرده اید که چگونه برخی افراد زمان کافی برای انجام همه ی کارهایی که مدنظرشان است را دارند، اما برخی دیگر با اینکه همیشه در انجام کارها عجله دارند، اما هیچ وقت آنها را به پایان نمی رسانند. واقعیت این است که دسته ی اول افرادی هستند که از زمان خود به صورت مؤثرتر و بسیار پربارتر استفاده می کنند، این افراد تمرینات و مهارت های مدیریت زمان را به خوبی یاد گرفته اند و آنها را هر روزه در زندگی شخصی و کاری به صورت عادت به کار می گیرند.
در ادامه به بررسی ۵ مورد از این راهبردها می پردازیم:
زدودن غیر ضروری ها برای مدیریت زمان
این امر یکی از مشکلاتی است که در زندگی روزانه ی ما بیشتر از همیشه رنگ واقعیت به خود گرفته است. در زندگی حرفه ای و شخصی، حذف کردن غیرضروری ها، زندگی ما را سازنده تر و ثمربخش تر خواهد کرد. اما چه چیزهایی را باید به عنوان غیرضروری درنظر گرفت؟ در جواب باید گفت که هر چیزی که ما را از رسیدن به هدف اصلی باز می دارد می تواند غیرضروری محسوب شود. برای مثال اگر هدف ما فقط چک کردن ایمیل است پس نیازی نیست که ۴۵ دقیقه زمان را برای گشتن در فیسبوک صرف کنیم.
اگر به موقع انجام دادن کارها، اولویت اول کاری ما است، نباید ۲۵ دقیقه را صرف تماس های غیرضروری کنیم. ما باید یک خط مشخصی بین چیزهایی که در زندگیمان ضروری هستند و چیزهایی که ضروری نیستند بکشیم. با انجام چنین کارهایی، چیزهایی را که در زندگی واقعاً نیاز نیستند را خواهیم شناخت.
طرح یا نقش کاری داشتن برای مدیریت زمان
هنگامی که به محل کارمان می رویم اگر هیچ ایده ای برای انجام دادن نداشته باشیم در این صورت هیچ کاری انجام نخواهیم داد. هر روز ده الی پانزده دقیقه را قبل از شروع کار اختصاص دهیم به اینکه چه کاری را باید امروز انجام دهیم. برخی افراد فکر کردن به این موضوع را هر روز صبح زمانی که تا محل کارشان رانندگی یا پیاده روی می کنند انجام می دهند و برخی دیگر زمانی که می خواهند بخوابند آن را بررسی می کنند.
وقتی که فکر کردن درباره ی کارهای روز بعد یا روزهای بعد را به زمان خواب موکول می کنیم این امر باعث می شود تا ما به صورت ناخودآگاه در هنگام خوابیدن به طرحی که داریم فکر کنیم، در نتیجه روز بعد با ذهنی بازتر و آماده تر به سوی مقصدمان قدم برخواهیم داشت. این چند دقیقه ای که صرف برنامه ریزی می کنیم ما را بیشتر به سمت مؤثر بودن و سازنده بودن سوق می دهد. هر زمانی که تصمیم گرفتیم که چه کاری می خواهیم انجام دهیم شروع به اجرای طرح کنیم.
عملکرد چند وظیفه ای
مهارت انجام چند کار با هم یا چند وظیفه ای، یک استعداد درون داشتی است که همه ما قادر به انجام دادن آن نیستیم. درک اینکه ما قادر به انجام چنین کاری هستیم یا نه بسیار مهم است، اگر فکر می کنیم استعداد انجام چنین کاری را داریم، در این صورت یک فرصت استثنایی در اختیار خواهید داشت تا همیشه یک گام جلوتر از دیگران حرکت کنیم، اما اگر نمی توانیم، هیچ وقت به خودمان زحمت انجام آن را ندهیم.
برخی افراد در تلاش برای انجام چند تکلیف با هم (زمانی که نمی توانند آنها را انجام دهند) نتیجه ای بسیار بدتر از انتظار به دست می آورند. تقبل انجام چند کار باهم باعث می شود هیچ یک از پروژه های مختلفی را که شروع کرده ایم به پایان نرسانیم و در نهایت همه ی کارها درهم و برهم شده و از اتمام کار نا امید می شویم.
شناسایی وظایف برای مدیریت زمان
مشخص کنیم چه زمانی نیاز به عملکرد چند وظیفه ای است و چه زمانی باید کاری را به صورت تکی انجام داد. اگر فکر می کنیم مهارت چند وظیفگی به این معنی است که باید همیشه در طول روز چند کار مختلف را باهم انجام دهیم کاملاً در اشتباه هستیم. همیشه در ابتدا مشخص کنیم که چه کارهایی باید به صورت چندتکلیفی انجام شود و چه کارهایی باید به صورت تکی انجام شود. برای مثال هر روزه در محل‌کار چک لیست هایی وجود دارد که باید تکمیل شود. چنین کارهایی معمولاً همیشگی و کسل کننده هستند، بنابراین انجام همه ی آنها باهم وقت زیادی را برای ما می خرد. اما زمانی که رئیس ما پروژه ی کاری ویژه و خاصی را به ما محول می کند و از ما می خواهد که آن را به موقع و با بالاترین سطح کیفیت آماده کنیم، در چنین شرایطی باید شش دانگ حواس و زمان خود را به آن اختصاص دهیم.
کم کردن وقفه هنگام کارمان به مدیریت زمان کمک می کند
در نهایت اینکه در زندگی سعی کنیم چیزهایی که ما را از حرکت باز می دارند بشناسیم و آنها را کاهش دهیم. اگر واقع بینانه بنگریم اگرچه شاید همه ی ما نتوانیم تعداد بسیاری از این موارد را کاهش دهیم اما شیوه ی مواجهه و برخورد با آنها را می توانیم تغییر دهیم. مثلاً فرض کنیم که در حال انجام یک پروژه مهم هستیم، در حین انجام این پروژه یکی از همکاران مان به ما کاری را محول می کند که می توانیم بعداً برای آن وقت بگذاریم. در چنین شرایطی بهترین کار این است که پروژه ای را که شروع کرده ایم، تمام کنیم و سپس کار جدید را شروع کنیم. اما ممکن است همیشه شرایط به این گونه نباشد، برای مثال اگر رئیس مان هنگام انجام کاری مهم به ما زنگ بزند و از ما بخواهد تا او را ملاقات کنیم در این حالت کارفرمای ما حرف اول و آخر را می زند.
در زندگی هر شغلی که دارید، چه اداری باشد، چه آزاد، وقت بیشتر باعث می شود تا بر وظایف کاری مهم تمرکز بیشتری داشته باشید و نتیجه ی بهتری به دست آورید.
